Voor wie het moet regelen
Een bedrijfsuitje organiseren, in zeven stappen
Begin bij het aantal en de datum, want die bepalen alles wat erna komt. Kies daarna wat jullie gaan doen, wat erbij hoort aan eten en drinken, en leg pas op het laatst de tijden vast. Hieronder staat de volgorde die werkt, met wat je per stap moet weten en wie je ervoor nodig hebt.
1. Tel eerst, kies daarna
Het aantal bepaalt wat er kan. Tot en met 29 personen is een uitje iets wat je zelf vastlegt: banen naast elkaar, een tafel erbij, klaar. Vanaf dertig hoort er iemand mee te kijken naar de indeling. Vraag dus eerst rond wie er meegaat, en reken op een marge naar boven in plaats van naar beneden.
2. Kies de dag voor je het programma kiest
Een vrijdagmiddag die doorloopt in een avond is iets anders dan een zaterdag. Een baan is op woensdag en donderdag goedkoper dan van vrijdag tot en met zondag, en dat tikt aan zodra je met zes banen bezig bent. Leg de dag vast zodra je hem weet, dan bouw je het programma daaromheen en niet andersom.
3. Bepaal het budget per persoon, niet in totaal
Een totaalbedrag zegt niets tot je het deelt. Per persoon kun je het direct vergelijken met wat een uitje kost, en kun je zelf schuiven: een uur drankarrangement erbij of eraf scheelt meteen zichtbaar. De rekenhulp doet dat sommetje voor je.
4. Kies wat jullie doen
- Alleen iets doen: bowlen, een uur, met de borrel erna in het grand café.
- Doen en eten: bowlen en daarna twee uur onbeperkt zelf grillen.
- Doen, eten en zingen: hetzelfde, met de karaokebar erachter.
- Een feest: een eigen zaal, met de activiteit als voorprogramma.
5. Regel het eten op tijd, niet als laatste
Allergieën en diëten geven we per persoon door aan de keuken, en daar hoort een lijstje bij. Vraag dat uit op het moment dat je de uitnodiging stuurt, niet op de dag zelf. Bij een groep krijg je een dagstaat met per gast de menukeuze en de allergieën erop, dus wat je aanlevert komt er ook zo uit.
6. Zet de tijden op papier
Een uitje valt niet stil omdat er iets ontbreekt, maar omdat niemand weet wat er nu gebeurt. Schrijf op hoe laat jullie binnenkomen, hoe laat de baan begint, hoe laat er gegeten wordt en hoe laat het klaar is. In een voorstel van ons staan die tijden er standaard in.
7. Eén factuur, één aanspreekpunt
Bij een groepsaanvraag gaat het op factuur, op bedrijfsnaam, met de btw apart. Je hebt één contactpersoon, en op een aanvraag nemen we zo snel mogelijk contact met je op. Zolang een voorstel uitstaat houden we de zaal vast, dus je kunt intern overleggen zonder dat hij onder je vandaan geboekt wordt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd kost het om een bedrijfsuitje te regelen?
- Tot en met 29 personen leg je het in een paar minuten zelf vast. Voor een grotere groep vraag je een voorstel aan, we nemen dan zo snel mogelijk contact met je op, en dan gaat het om één gesprek over de tijden en het eten.
- Wat moet ik doorgeven bij een aanvraag?
- Het aantal personen, de datum, de gelegenheid en wat jullie willen doen. Allergieën en diëten kunnen later, maar wel vóór de dag zelf, want ze komen per persoon op de dagstaat voor de keuken.
- Kan een bedrijfsuitje op factuur?
- Ja. Bij een groepsaanvraag gaat het op factuur, op bedrijfsnaam en met de btw apart. Een gewone baanreservering reken je in de zaak af.
- Wat als het aantal nog niet vaststaat?
- Vraag het voorstel aan met het aantal dat je nu denkt. Het definitieve aantal geef je later door; het voorstel rekent daarop om.
